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Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen ausstellen, mit Übergangsregelungen für bestimmte Fälle
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Betroffen sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, mit möglichen Ausnahmen für Kleinunternehmer und spezifische Branchen
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Zulässig sind nur strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, einfache PDFs ohne maschinenlesbare Daten gelten nicht als E-Rechnung
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Die Übermittlung kann per E-Mail, über Rechnungsportale oder via EDI-Schnittstellen erfolgen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen
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Unternehmen sollten frühzeitig ihre Buchhaltungssoftware anpassen, Mitarbeitende schulen und interne Abläufe auf die digitale Rechnungsstellung ausrichten
Ab 1. Januar 2025 wird E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht.
Ab dem 1. Januar 2025 wird die Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung des Rechnungswesens und zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug.
Unternehmen müssen sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und sich Wettbewerbsvorteile durch effizientere Prozesse zu sichern.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.
Hinweis: Ein einfaches PDF oder eine eingescannte Rechnung gilt nicht als E-Rechnung, da diese Formate nicht strukturiert sind und nicht direkt von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können.
Pflichtangaben einer E-Rechnung:
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Name und Anschrift des Rechnungsstellers und Empfängers
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Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
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Rechnungsdatum und -nummer
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Liefer- oder Leistungsdatum
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Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag
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Bankverbindung und Zahlungsbedingungen
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Eindeutige Rechnungsnummer
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Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen (B2B) erbringen.
Ausnahmen:
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Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, jedoch ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
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Rechnungen an Endverbraucher (B2C) unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
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Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise sind von der Regelung ausgenommen.
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Bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. Vermietung von Wohnraum oder ärztliche Leistungen) fallen nicht unter die Pflicht.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung der E-Rechnungspflicht
Damit du optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet bist, folge diesen Schritten:
1. Analyse des aktuellen Rechnungswesens:
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Prüfe, ob dein Unternehmen bereits elektronische Rechnungen nutzt oder auf papierbasierte Prozesse angewiesen ist.
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Erstelle eine Bestandsaufnahme aller genutzten Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
2. Auswahl der richtigen Softwarelösung:
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Entscheide dich für eine Rechnungssoftware, die die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD 2.0).
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Falls nötig, wechsle zu einem Buchhaltungssystem mit E-Rechnungs-Support.
3. Integration mit Geschäftskonto und Buchhaltungssystem:
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Wähle ein Geschäftskonto mit Anbindung an deine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware.
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Automatisiere den Zahlungsabgleich und die Buchhaltung, um Fehler zu vermeiden.
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Informiere dein Team über die neuen gesetzlichen Anforderungen.
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Schulen deine Buchhaltungsabteilung in der Nutzung der neuen Softwarelösungen.
5. E-Rechnungsformat einrichten und testen:
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Implementiere das gewählte Rechnungsformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD 2.0).
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Versende Testrechnungen an Partner oder interne Abteilungen, um die Prozesse zu prüfen.
6. Revisionssichere Archivierung sicherstellen:
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Stelle sicher, dass alle elektronischen Rechnungen GoBD-konform archiviert werden.
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Implementiere ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS), falls noch nicht vorhanden.
7. Laufende Überprüfung und Optimierung:
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Überwache regelmäßig die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
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Passe Prozesse bei Bedarf an neue gesetzliche Vorgaben oder Unternehmensanforderungen an.
Die Rolle des Geschäftskontos bei der E-Rechnung
Ein digitales Geschäftskonto kann dir die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht erheblich erleichtern. Neben der Optimierung von Zahlungsprozessen bietet es dir eine strukturierte Verwaltung deiner Finanzflüsse. Hier sind einige praxisnahe Tipps, um das Beste aus deinem Geschäftskonto herauszuholen:
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Automatisierte Zahlungsabwicklung: Wähle ein Geschäftskonto mit Anbindung an deine Buchhaltungssoftware, sodass Rechnungen automatisch abgeglichen und Zahlungen effizient verwaltet werden.
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Schnittstellen zu Rechnungssoftware nutzen: Setze auf ein Konto, das kompatibel mit ERP-Systemen und Buchhaltungsprogrammen ist, um deinen Workflow zu vereinfachen.
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Transparenz und Cashflow-Management verbessern: Echtzeit-Banking-Funktionen helfen dir, Zahlungseingänge und -ausgänge im Blick zu behalten und Engpässen vorzubeugen.
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Sicherheitsfunktionen priorisieren: Zwei-Faktor-Authentifizierung und Betrugserkennung sorgen für den Schutz deiner Transaktionen.
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Digitale Dokumentation effizient nutzen: Viele moderne Geschäftskonten bieten automatisierte Belegverwaltung, sodass Rechnungen und Zahlungen lückenlos nachvollzogen werden können.
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Bankgebühren vergleichen: Nicht jedes Geschäftskonto ist gleich. Vergleiche Kontogebühren, Funktionen und Zusatzleistungen, um die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.
Empfohlene Geschäftskonten für die E-Rechnung
Die Wahl des richtigen Geschäftskontos kann die Abwicklung von E-Rechnungen erheblich erleichtern. In der folgenden Tabelle findest du eine Übersicht über empfehlenswerte Geschäftskonten und deren wichtigste Funktionen.
Empfohlene Buchhaltungssoftware für die E-Rechnung
Um die E-Rechnungspflicht effizient umzusetzen, ist die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware entscheidend. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über gängige Softwarelösungen und deren wichtigste Funktionen.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung des Rechnungswesens in Deutschland. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen, geeignete Software einsetzen und interne Prozesse optimieren.
Die Verknüpfung mit einem digitalen Geschäftskonto sorgt zudem für eine reibungslose Zahlungsabwicklung und verbessert die finanzielle Kontrolle. Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen sind ebenfalls ein essenzieller Bestandteil, um sich vor Cyberangriffen und Datenverlust zu schützen.
FAQ
Was ist die E-Rechnung-Pflicht?
Die E-Rechnung-Pflicht bedeutet, dass Unternehmen Rechnungen elektronisch im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen müssen. Dies dient der Digitalisierung und erleichtert die Verarbeitung durch Behörden und Unternehmen.
Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht?
Die E-Rechnung-Pflicht tritt schrittweise in Kraft. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen für B2B-Geschäfte mit inländischen Unternehmen ausstellen. Übergangsfristen regeln die Umstellung.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Grundsätzlich sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen betroffen, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) ausstellen. Kleinunternehmer und bestimmte Branchen könnten von Ausnahmen oder längeren Übergangsfristen profitieren.
Welche Formate sind zulässig?
Zulässig sind strukturierte elektronische Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. PDF-Rechnungen ohne eingebettete Datenstruktur gelten nicht als E-Rechnung und erfüllen die Anforderungen nicht.
Sind Papierrechnungen weiterhin erlaubt?
Nein, ab Inkrafttreten der Pflicht müssen Rechnungen elektronisch erstellt und übermittelt werden. Es gibt jedoch Übergangsfristen, in denen Papierrechnungen noch erlaubt sein können.
Wie kann ich E-Rechnungen erstellen?
E-Rechnungen können mit Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen oder speziellen Online-Tools erstellt werden. Viele Anbieter bieten automatische Konvertierungen und Integrationen für eine einfache Umsetzung an.
Muss ich eine digitale Signatur verwenden?
Nein, eine digitale Signatur ist für E-Rechnungen in Deutschland nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist jedoch, dass die Rechnung dem vorgeschriebenen strukturierten Format entspricht.
Wie erfolgt die Übermittlung der E-Rechnung?
E-Rechnungen können per E-Mail, über spezielle Plattformen oder über EDI-Schnittstellen an den Empfänger übermittelt werden. Wichtig ist, dass das Format korrekt verarbeitet werden kann.
Gibt es Strafen bei Nichtbeachtung?
Ja, Unternehmen, die sich nicht an die E-Rechnung-Pflicht halten, müssen mit Sanktionen rechnen. Details zu Bußgeldern und Fristen werden durch gesetzliche Vorgaben geregelt.
Wie kann ich mein Unternehmen vorbereiten?
Unternehmen sollten frühzeitig Buchhaltungs- und ERP-Systeme anpassen, Mitarbeitende schulen und sicherstellen, dass die Rechnungsverarbeitung den neuen Anforderungen entspricht. Eine rechtzeitige Umstellung erleichtert den Übergang.

Die E-Rechnung-Pflicht kommt – bist du vorbereitet? Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen zur Pflicht. Hast du Fragen oder bereits Erfahrungen mit E-Rechnungen? Teile sie mit uns im Kommentarbereich und diskutiere mit anderen Unternehmern!
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Mit umfangreicher Erfahrung in Finance & Accounting biete ich zusammen mit unserem Redaktionsteam auf Geschaeftskonten24.net wertvolle Ratschläge und tiefgreifende Analysen zu verschiedenen Geschäftskonten, um anderen bei der Auswahl des optimalen Businesskontos zu helfen. Unser Ziel ist es, eine zuverlässige und informative Ressource für alle Geschäftskunden zu sein.
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