Geschäftskonto mit Buchhaltung: Effizienzsteigerung im Unternehmensalltag

Du möchtest ein Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltung nutzen? Dann haben wir hier für dich smarte Businesslösungen zusammengestellt.

Auf dem Finanzmarkt hat sich in den vergangenen Jahren eine Menge getan. Bei Fintechs und Direktbanken laufen sämtliche Transaktionen über Online-Banking oder eine leistungsstarke App. Schritt für Schritt sind weitere Finanzprodukte, Features und Finanzen-Tools hinzugekommen, die das alltägliche Leben erheblich erleichtern.

Die wichtigsten Leistungen, von denen nicht nur Gründer, sondern auch etablierte Unternehmer profitieren können, stellen wir hier vor.

Die digitalen Geschäftskonten bieten häufig Tools, mit denen dir die Buchhaltung erleichtert wird. Da viele Kunden jedoch ihre eigene Buchhaltungssoftware (z. B. sevDesk) bevorzugen, besteht meist die Möglichkeit, diese direkt an das Bankkonto zu koppeln. Das hat zahlreiche Vorteile. Die Informationen werden direkt in das entsprechende Buchhaltungs-Tool übertragen. Eine doppelte Buchführung wird überflüssig. Zum Zeitpunkt der Steuererklärung sind bereits alle Umsätze erfasst und du musst nicht alles mühsam zusammensuchen.

Wer ein Buchführungsprogramm nutzt, kann zudem externen Usern wie Mitarbeitern oder dem Steuerberater einen Zugriff auf die Daten ermöglichen. Via API können sämtliche Daten exportiert werden. Oder du nutzt die Schnittstelle, um alles direkt an das Finanzamt übertragen.

Auf dem DATEV-Portal deines Anbieters fügst du mit wenigen Mausklicks dein Businesskonto der Benutzeroberfläche hinzu. Meistens erledigt das dein Steuerberater, dem du vorab deine Kontodaten mitteilst.

Via die API-Schnittstelle wird nun die Verbindung zwischen Bankkonto und DATEV hergestellt. Sobald eine Datenübertragung an DATEV stattfindet, erfolgt automatisch die Synchronisation folgender Informationen:

Wenn du noch keine Buchhaltungssoftware hast, diese aber mit deinem Firmenkonto verbinden möchtest, gibt es zwei Möglichkeiten:

Diese Software wird von Geschäftskonten akzeptiert – je nach Fintech eine oder mehrere:

Eine Frage, die uns immer wieder erreicht ist, ob die eingescannten digitalen Quittungen auch rechtsgültig sind.

Viele Banken haben für diesen Zweck ein internes System etabliert, bei dem die Belege während des Scanvorgangs automatisch beglaubigt und archiviert werden. Daher haben diese beglaubigten digitalen Versionen deiner Rechnungen und Quittungen, die den jeweiligen Transaktionen zugeordnet werden, die gleiche Aussagekraft wie deine Originale in Papierform.

Sollte das Finanzamt bei dir etwas intensiver hinschauen und eine Kontrolle veranlassen, kannst du diese digitalen Rechnungen jederzeit vorlegen und damit deine jeweiligen Kosten rechtfertigen.

Wir haben einmal nachgefragt, wie eine solche digitale Beglaubigung funktioniert und erläutern dir das am Beispiel des Fintechs Qonto.

Sobald du mit deiner App ein Dokument lädst, werden automatisch elektronische Signatur und digitaler Fingerabdruck erstellt – über den verfügt die App, da du dich mit deinem Fingerabdruck in das Konto einloggst. Daneben werden Datum und Uhrzeit erfasst, zu der du die Quittung in das System hochlädst. Dein Geschäftskonto speichert die digitalen Rechnungen und Quittungen zuverlässig und für einen unbegrenzten Zeitrahmen ab. Angewendet wird dabei die europäische Verordnung eIDAS für digitale Signaturen. Bei Kontrollen kannst du daher ganz beruhigt sein, exportierst deine Belege und legst sie den Prüfern vor.

Kannst du nun deine Papierbelege wegwerfen? Im Prinzip ja, wenn dein Online-Banking beglaubigte digitale Belege anfertigt. Allerdings musst du sicherstellen, dass deine digitale Kopie mit dem Original übereinstimmt. Der Scan muss unverändert und hervorragend lesbar sein. Alle Farben müssen dem Original entsprechen und am Dokument darf nichts beschnitten sein.

Hast du diese Vorgaben erfüllt, musst du dir keine Gedanken machen. Entsprechen deine Belege nicht diesen Anforderungen, gilt es, die Papierversion zur Sicherheit aufzubewahren. Beachte auch hierbei die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Mit einem digitalen Business Konto ist es möglich, die Buchhaltung via App einfach von unterwegs aus zu organisieren. Wird etwa ein Geschäftsessen mit der Kreditkarte, die zum Bankkonto gehört, bezahlt, sollte sofort der Bewirtungsbeleg eingescannt werden. Die Zahlung wird automatisch erfasst und einer bestimmten Kategorie zugeordnet. Die Ausgabe taucht direkt in der Buchführung auf. Diese digitale Archivierung ist im Alltag eine spürbare Entlastung.

Gerade Rechnungen mit kleinen Summen werden gerne einmal vergessen. Aber über das Jahr summieren sich Mittagessen mit den Geschäftspartnern oder das neue Büromaterial zu einem stolzen Betrag auf.

Gleichzeitig hilft die Erfassung auch bei Erlösen und Auslagen. Du weißt immer, wer von deinen Kunden gezahlt hat und wer noch säumig ist. Gibt es in einer Kategorie eine passende Einnahme, erfolgt automatisch das Matching im Geschäftskonto. Die Rechnung wird in deiner Kontoverbindung markiert und gleichzeitig in der Buchhaltungsfunktion als bezahlt gemeldet.

Noch smarter ist es, wenn es das Geschäftskonto ermöglicht, nicht nur die Buchführung zu erledigen, sondern gleichzeitig eine automatische Steuerschätzung vornimmt. Denn anhand der hochgeladenen Belege werden nicht nur Erträge und Aufwendungen erfasst, sondern es wird auch eine Steuerprognose erstellt. Es muss nicht mehr darüber nachgedacht werden, wie hoch die Umsatzsteuer, die Einkommenssteuer und sonstige Zahlungen ausfallen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit an den Fiskus abgeführt werden. Zahlungsart, Nettobeträge und Umsatzsteuer werden sofort präzise und nachvollziehbar dargestellt.

Je nach Kontoart – Kontist nimmt das automatisch beim Geschäftskonto vor – werden die Steuerrücklagen auf virtuelle Unterkonten gestellt. Auf diese Weise ermöglicht die Kombination von Buchhaltung und Steuerrücklagen einen verlässlichen Überblick darüber, wie viel du tatsächlich in der Tasche hast.

In unserem Vergleich gibt es Businesskonten, die es ermöglichen, direkt im Onlinebanking Rechnungen zu schreiben und sogar zu versenden. Damit wird die klassische Rechnungsvorlage im PC überflüssig. Nach dem Login werden anhand der Vorlage Rechnungen erstellt, in denen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sind. Um Zeit zu sparen, können Kundendaten in der Kontaktdatenbank abgespeichert werden. Wird eine erneute Rechnung ausgestellt, sind die Empfängerangaben schon vorhanden.

Auch für häufig verkaufte Produkte oder Dienstleistungen können Rechnungsvorlagen im Konto erstellt werden. Produkt oder Dienstleistung werden aus der Liste ausgewählt, mit Stückzahl oder Arbeitsstunden ergänzt und das Programm berechnet automatisch den Endbetrag inklusive Umsatzsteuer, Datum sowie Rechnungsnummer. Mit einem Klick kann die Rechnung direkt an den Kunden via E-Mail versendet werden. Alternativ kann die Rechnung auch ausgedruckt und klassisch auf den Postweg gebracht werden.

Die Apps der Geschäftskonten der Fintechs erlauben es, die Rechnungen anhand der Vorlage sogar von unterwegs aus zu senden. Damit stellst du bei Auswärtsterminen und bei Geschäftsreisen sicher, dass alles seinen Gang geht. Da seit 27. November 2020 die E-Rechnung Pflicht ist, was für dich besonders wichtig ist, wenn zu deinen Kunden öffentliche Auftraggeber des Bundes zählen, musst du dir auch darum bei deinem Konto keine Gedanken machen. Diese E-Rechnung erstellst du wie deine regulären Rechnungen mit wenigen Klicks.

In deinem Bankkonto siehst du jederzeit, welche Posten noch offen sind, welcher Kunde mit seiner Zahlung überfällig ist und wer bezahlt hat. Kunden, die es mit dem Zahlungsziel nicht so genau nehmen, können ebenfalls im Blick behalten werden. Hat der Kunde bezahlt, versendet das Firmenkonto eine Benachrichtigung. Somit bist du immer auf dem Laufenden.

Auch Prognosen sind mit diesem Tool möglich. Die zu erwartenden Zahlungen rechnet das System hoch, sodass du bessere Übersicht über deine finanzielle Lage hast. Analysen, Reports und Excel-Tabellen gehören damit der Vergangenheit an.

Viele Gründer, Selbstständige und Freiberufler erleben oft das Chaos mit Belegen, besonders vor der Steuererklärung. Eine sorgfältige Organisation jedes Belegs ist entscheidend, da jeder Vorgang Einfluss auf die Gewinnermittlung hat und bei einer Betriebsprüfung relevant sein kann. Alle Kosten müssen nachvollziehbar und im Rahmen der Selbstständigkeit sein.

Das Finanzamt erwartet eine korrekte Buchführung, bei der deine Transaktionen selbsterklärend sind. Chronologische und nachvollziehbare Buchungsvorgänge sind dabei sehr hilfreich.

Jede Buchung benötigt einen Nachweis. Hier bieten Fintechs mit der Möglichkeit, Belege einzuscannen, eine zeitsparende und papierreduzierende Lösung.

Insgesamt ist die Buchhaltung, selbst in kleinen Unternehmen, sehr aufwendig. Mit einem Geschäftskonto, das Buchhaltungsoptionen bietet, kannst du dich effektiver deinen unternehmerischen Aufgaben und wichtigen Aspekten der Unternehmensführung widmen.