sevDesk – was kann die Buchhaltungssoftware?

Wir haben uns sevDesk einmal im Detail angeschaut, die Software geprüft und im Detail geprüft, wer davon besonders profitiert.

sevDesk Buchhaltungssoftware im Überblick

Unternehmer kommen an der Buchführung nicht vorbei. Doch statt Software auf dem Rechner zu installieren, setzen sich in letzter Zeit verstärkt cloudbasierte Buchführungsprogramme wie sevDesk durch.

Gearbeitet wird direkt im Internet, was dir erlaubt, auch unterwegs vom Laptop, Smartphone oder Tablet aus deine Büroorganisation zu erledigen. sevDesk verlangt von dir nicht, eine Software anzuschaffen. Du wählst eines von drei Paketen aus und zahlst monatlich.

Neben Kernfunktionen der Buchhaltung kannst du auch dein Online-Banking und den E-Mail-Versand mit sevDesk koordinieren. Bei Problemen steht dir ein kompetenter Kundenservice zur Seite.

Die mobile Form der Buchhaltung richtet sich speziell an Gründer und kleinere Unternehmen.

Um die Sicherheit deiner Daten musst du dir keine Gedanken machen: Die Server stehen im vom TÜV-zertifizierten Rechenzentrum von Host Europe in Köln. Ebenso ist sevDesk GoBD-zertifiziert. Das heißt, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff werden eingehalten, sodass du mit deiner lückenlosen und vollständigen Buchführung stets vor dem Finanzamt bestehen kannst.

Für wen ist sevDesk geeignet?

sevDesk ist Deutschlands einer der beliebtesten Buchhaltungssoftware. Genutzt wird sie von Solo-Selbstständigen, kleinen und mittelständischen Unternehmen und vor allem Gründern, die viel Zeit und Nerven bei der Buchhaltung sparen möchten.

Damit alle Rechnungen, Angebote, Lagerverwaltung oder auch die Verwaltung des Geschäftskontos mit der Software organisiert werden kann, ist sevDesk branchenspezifisch ausgerichtet. Die folgenden Branchen können unter anderem sevDesk nutzen:

• Handel
• Handwerk
• Kosmetik- und Wellnessanbieter
• Agenturen für PR, Marketing und Design
• Fitnessstudios
• Hausverwaltungen
• Vermieter von Ferienwohnungen und Ferienhäusern
• Hotel- und Gastgewerbe
• Sicherheit und Personenschutz
• Musiker
• Fahrschulen
• Bäckereien und Konditoreien
• Friseure
• Rechtsanwälte
• Architekten
• PR und Beratung
• Taxi- und Transportunternehmen
• Autohandel
• Start-ups
• Freiberufler
• und viele mehr

Der Kundenstamm von sevDesk bildet die gesamte Vielfalt der Selbstständigen und kleinen sowie mittelgroßen Unternehmen in Deutschland ab. Vom Handwerk über den Handel bis zu Agenturen – die Buchhaltungssoftware ist erste Wahl für kaufmännische Prozesse.

Geld und Buchhaltung – nicht nur für Gründer, sondern auch für etablierte Unternehmer sind das echte Schreckgespenster. Allein das passende Geschäftskonto zu finden, ist schon eine Herausforderung. Wer er noch smarter mag, setzt auf ein Geschäftskonto, das sich mit der cloudbasierten Buchhaltungssoftware sevDesk verbinden lässt.

Das Business Konto wird ganz einfach automatisch mit der Software verbunden. Damit werden unter anderem automatisch Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie jede Menge weitere administrative Prozesse automatisch erledigt.

sevDesk vereinfacht den unternehmerischen Alltag. Doch was bedeutet das konkret? Wir haben die einzelnen Tools unter die Lupe genommen und überprüft, welche Leistungen die Buchhaltungssoftware bringt.

sevDesk bietet jede Menge starke Tools und Features rund um die Erstellung, Verwaltung und den Versand der Rechnungen. Was die Software alles kann, zeigen wir hier im Überblick.

1. Angebote erstellen

Angebote für einen Kunden werden mit der Software schnell und unkompliziert erstellt. Entweder erfolgt die Erstellung aus dem Menüpunkt Angebote aus dem Dashboard heraus oder direkt aus dem angelegten Kundenkontakt. Danach werden Artikel und Menge ausgewählt, das Anschreiben zugefügt und das Angebot wird direkt an den Kunden versendet. Daneben ist es möglich, für einzelne Positionen oder auch das gesamte Angebot einen Sonderpreis zu hinterlegen oder für den speziellen Kunden. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• fortlaufende Nummerierungen
• zentrales, digitales Speichern aller Angebote
• GoBD-konform

2. Rechnungen schreiben

Via Dashboard oder den Daten aus der Kundenkartei werden ganz einfach neue Rechnungen erstellt. Mit teilweise zusätzlich buchbaren Tools kann das persönliche Rechnungswesen noch weiter optimiert werden. Aus den Angeboten heraus werden mit wenigen Klicks GoBD-konforme Rechnungen mit fortlaufenden Nummern erstellt. Das Nummernformat kann individualisiert werden. Im Bereich Rechnungen können verschiedene Arten von Rechnungen erstellt werden.

3. Zahlungserinnerungen und Mahnungen

In der Übersicht „fällige Rechnungen“ wird schnell klar, wer bisher nicht bezahlt hat. Denn sevDesk nimmt einen automatischen Bankabgleich vor. Die Zahlungserinnerung oder Mahnung wird einfach über die entsprechende Option ausgewählt und anschließend direkt aus dem System versendet. Die Zahlungserinnerung kann auch ausgedruckt oder als PDF abgespeichert werden. Ein kostenpflichtiges Add-on erlaubt es, dem System weitere Mahnstufen hinzuzufügen.

4. Rechnungsversand

Mit sevDesk lassen sich Rechnungen digital oder per E-Mail versenden. Es gibt aber Branchen, in denen der Versand noch klassisch auf dem Postweg erfolgt. Kein Problem, denn das System verfügt über eine integrierte Postschnittstelle. Damit entfallen Ausdrucken, Kuvertieren, Weg zur Post und Versand.

5. Gutschriften und Storno

Eine Gutschrift muss sich auf einen Beleg oder eine Rechnung beziehen. Wenn Rechnungs- oder Belegnummer in das Referenzfeld eingetragen werden, erledigt sevDesk den Rest. Eine Gutschrift kann per Mail oder Post im Anschluss verwendet werden. sevDesk offeriert Buchungshilfen für Gutschriften. Vorlagen sind vorhanden für

• Honorare
• Provisionen
• Teilstorno und Minderleistung
• persönlich angelegtes Buchungskonto

6. Individuelles Design für Rechnungen

Unternehmen haben ein eigenes Corporate Design. Mit sevDesk entfällt der Weg zum Grafiker, denn es lassen sich im System Rechnungen einfach selbst ohne Vorkenntnisse designen. Es kann ein eigenes Layout erstellt oder aus zahlreichen Vorlagen ausgewählt werden. Logo, Kontaktdaten und weitere Informationen werden hinterlegt und das Programm erledigt den Rest. Die Rechnung ist komplett rechtssicher erstellt. Stammdaten der Kunden und Positionsbeschreibungen werden übertragen.

7. Smartes Extra: Zeiterfassung

Ob individuelle Zeiterfassung oder Dienstleistungen mit festen Stundensätzen – mit sevDesk ist es möglich, die entsprechende Tätigkeit mit dem Kunden zu verknüpfen und daraus die Rechnung zu erstellen. Feste Stundensätze werden einmalig im System angelegt. Das Add-on kostet 4,90 monatlich, in der Testversion kann es gratis ausprobiert werden.

Zeit und Geld mit der Buchhaltung sparen! Das kann sevDesk für Selbstständige und Unternehmen tun:

1. Anbindung ans Online-Banking

Das Geschäftskonto kann mit sevDesk online oder offline angebunden werden. Wenn sich für die Online-Anbindung entschieden wird, werden sämtliche Transaktionen alle vier Stunden via den Schnittstellenpartner FinAPI abgerufen und übertragen. Automatischer Rechnungsabgleich kann gleich verknüpft werden. Bei Offline-Nutzung werden die Transaktionen manuell mit CSV oder MT940 aus dem Online-Banking übertragen.

2. Kassenbuch

Von Portoausgaben bis zur Barzahlung – sevDesk ermöglicht, alle Zahlungsein- und -ausgänge in einem elektronischen Kassenbuch rechtssicher und GoBD-konform zu erfassen. Auf diese Weise lassen sich mit nur einem Mausklick Tages- und Monatsabschlüsse erstellen.

3. Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)

Kleine Unternehmen, die nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind, ermitteln ihre Gewinne unkompliziert mit der Einnahmen-Überschussrechnung. Es gilt einfach das Zu- und Abflussprinzip. sevDesk ermittelt schnell, wie viel Gewinn ein Unternehmen erwirtschaftet hat. Tag genau wird die EÜR auf der Basis der Einnahmen und Ausgaben erstellt.

4. Dateiexport

sevDesk freut auch den Steuerberater. Denn alle steuerrelevanten Daten werden ganz einfach in DATEV-konformen Formaten übermittelt. Die meisten Steuerprogramme arbeiten mit diesem Format und der Steuerberater kann alles ohne Probleme importieren. Es kann bei manuellem Import ausgewählt werden, ob Buchungs- oder Rechnungsdaten gesendet werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, über die Schnittstelle DATEV connect alles online zu übertragen. Das funktioniert natürlich nur, wenn auch der Steuerberater die Schnittstelle eingerichtet hat.

Endlich alle Belege an einem Ort! Dokumente können mit Drag&Drop oder per App ins System geladen werden. Ein Klick auf den Reiter „Belege“ in der Menüleiste genügt, damit alles zentral und übersichtlich an einem Ort gespeichert wird.

Eben noch in sevDesk, nun schon beim Finanzamt. Auf Basis der Einnahmen und Ausgaben erstellt die Buchungssoftware die Voranmeldung und wendet korrekt die verschiedenen Steuersätze an. Damit keine Fehler passieren und alles noch einmal kontrolliert werden kann, ist ein Testlauf vor dem Absenden möglich. In dem mit dem Fiskus vereinbarten Zeitfenster wird die Umsatzsteuervoranmeldung digital gesendet. Genutzt wird die in sevDesk integrierte ELSTER-Schnittstelle. Ein eigenes ELSTER-Zertifikat ist nicht mehr notwendig, alles kommt direkt an.

Du kannst dich, je nach Ansprüchen, zwischen drei Profilen entscheiden. Die Zahlungsweise erfolgt entweder monatlich, jährlich oder zweijährlich.

1. Typ Rechnung

Möchtest du einfach nur deine Rechnungen schnell und einfach erstellen, kommt diese kostengünstige Basisvariante für dich infrage. Dieses Softwarepaket umfasst daneben die Möglichkeit, Angebote, Mahnungen, Zahlungserinnerungen und Gutschriften zu erstellen sowie die Kunden zu verwalten. Diese Version ist für einen Benutzer plus Steuerberaterzugang ausgelegt. Bei jährlicher Zahlungsweise kostet dich die Software 7,50 € pro Monat.

2. Typ Buchhaltung

Musst du etwas umfangreichere Buchhaltungsaufgaben erledigen, empfiehlt sich diese Version, die dich im Jahresabo monatlich 15 € kostet. Neben den Features rund um die Rechnungserstellung kannst du von intelligenter Belegerkennung, Umsatzsteuervoranmeldung, Kassenbuch und Einnahmen-Überschuss-Rechnung profitieren. Diese Version von kann von drei Nutzern plus Steuerberater angewendet werden.

3. Typ Warenwirtschaft

Für größere Unternehmen eignet sich dieses leistungsstarke Paket zum Monatspreis von 43 €. Neben Rechnungswesen und Buchhaltung übernimmt das Programm hier die Lagerverwaltung, die Bestandsbuchungen, die Lieferanten- und Kundenpreise sowie die Artikelzuordnung. Wenn dein Unternehmen etwas größer ist, empfiehlt sich diese Version, denn du kannst bis zu zehn Nutzer ins System eintragen.

Kann man sevDesk kostenlos nutzen?

Es handelt sich um eine kostenpflichtige Software. Du hast jedoch die Möglichkeit, erst einmal alles 14 Tage lang gratis zu testen und dich dann zu entscheiden, ob du dauerhaft deine Buchhaltung auf diese Weise organisieren möchtest.