Geschäftskonto mit Unterkonten: So wird das Business Banking effizienter

Geschäftskonto mit Unterkonto gesucht? Viele Banken und Direktbanken haben diese praktische Lösung in ihr Angebot integriert. Die Zahl der möglichen Unterkonten ist je nach Anbieter verschieden.

Wir haben uns angeschaut, wer im Bereich Unterkonto was zu bieten hat und geben auch an, wenn es interessante Alternativen zum Unterkonto gibt.

Was ist ein Unterkonto?

Ein Unterkonto ist ein weiteres Konto, das an ein bereits bestehendes Hauptkonto angeschlossen wird. Dieses Subkonto kann sowohl zu einem geschäftlichen als auch zu einem privaten Konto gehören. Voraussetzung für die Einrichtung eines Unterkontos ist ein bestehendes Hauptkonto.

Nicht jede Bank bietet die Möglichkeit, zum Geschäftskonto ein Unterkonto zu führen. Bei einigen Banken ist es möglich, nur ein Unterkonto anzulegen, andere bieten zwischen 5 und 10 verschiedene Unterkonten an oder sogar noch mehr.

Bietet die Bank Unterkonten an, können diese unkompliziert im Online-Banking eröffnet werden. Zusätzliche Registrierungen oder Warten auf eine Freischaltung ist nicht erforderlich. Ist das Unterkonto vom Kunden erst einmal angelegt, ist es direkt einsatzbereit.

Wie funktioniert ein Unterkonto?

Ein Unterkonto verfügt über eine eigene IBAN, die sich von der des Hauptkontos unterscheidet. Damit ist es möglich, Transaktionen unabhängig vom Hauptkonto auszuführen. Via SEPA-Überweisungen können Zahlungen gesendet werden, Kunden oder Geschäftspartner können auf das Unterkonto überweisen und selbstverständlich kann unkompliziert Geld von Hauptkonto auf das Unterkonto gestellt werden. Ideal, um Rücklagen zu bilden.

Alle Unterkonten können im Online-Banking oder in der App eingesehen werden. Dort werden auch die einzelnen Transaktionen auf dem Unterkonto ausgeführt. Sämtliche Kontobewegungen sind auf einem eigenen Kontoauszug gelistet, der selbstverständlich heruntergeladen werden kann oder auch via Schnittstelle direkt an den Steuerberater exportiert wird.

Welche Arten gibt es bei einem Unterkonto?

Je nach Anbieter können Bankkunden zwischen einem oder sogar verschiedenen Typen von einem Unterkonto bei einem Geschäftskonto wählen:

• 1. Unterkonto mit eigener IBAN: Hierbei handelt es sich um ein vollwertiges Konto mit eigener IBAN, das neben dem Hauptkonto geführt wird und bestimmten Zwecken wie Steuerrücklagen, Investitionsrücklagen, Reisespesen oder Versicherungen dient.
• 2. Firmentagesgeld: Guthaben auf einem Tagesgeldkonto wird verzinst. Ideal, um Rücklagen zu bilden und das Geld „arbeiten“ zu lassen. Überweisungen sind vom Tagesgeldkonto aus nur auf das Hauptkonto möglich.
• 3. Pocket: Pockets sind IBAN-lose Unterkonten, die es ermöglichen, das Geld zwischen einzelnen Pockets oder vom Hauptkonto auf eines der Unterkonten zu verschieben. Pockets eigenen sich für die interne Verwaltung von Geldern in einem Unternehmen. Der eigentliche Zahlungsverkehr erfolgt weiterhin vom Hauptkonto aus.
• 4. Fremdwährungskonto: Unternehmen, die häufig Geschäfte mit dem Ausland tätigen, haben mit dieser Art Unterkonto die Möglichkeit, direkt in der jeweiligen Landeswährung Zahlungen zu empfangen und an Geschäftspartner zu tätigen.
• 5. Depot: Sicher nicht der Klassiker bei einem Firmenkonto. Doch Selbständige, die ihr Kapital mit smarten Geldanlagen vermehren, können mit dieser Art Unterkonto durchaus gut beraten sein.

Sonderfall Tagesgeldkonto

Das Tagesgeldkonto dient dazu, Geld anzusparen. Die Beträge werden verzinst, wobei der Zinssatz im Vergleich zu anderen Geldanlagen eher gering ausfällt. Trotzdem ist es möglich, mit Firmentagesgeld das Kapital in bescheidenen Schritten zu mehren.

Das Tagesgeldkonto ist nicht auf direkte Zahlungen ausgelegt. Möchtest du die Ersparnisse nutzen, musst du zunächst Geld auf dein Hauptkonto transferieren. Von dort weist du den Betrag per SEPA-Überweisung an.

Für wen ist ein Geschäftskonto mit Unterkonten sinnvoll?

Eine Firmenkonto-Pflicht besteht für alle Kapitalgesellschaften – zum Beispiel für eine UG oder eine GmbH. Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer unterliegen dieser Vorgabe des Gesetzgebers nicht, sind jedoch grundsätzlich gut damit beraten, private und berufliche Finanzen voneinander zu trennen.

Diese Trennung funktioniert gewöhnlich mit dem Zwei-Konten-Modell. Das private Girokonto wird bei Filialbanken geführt, das Geschäftskonto bei Direktbanken oder Fintechs. Andere Selbständige und viele Unternehmen entscheiden sich dafür, mehrere Geschäftskonten zu führen. Innerhalb eines Mehrkontenmodells sind hier Konstellationen mit bis zu sieben verschiedenen Konten möglich.

Wer steuerliche Rücklagen, Reisespesen, Rücklagen für Investitionen vom laufenden Business Konto separieren will, kann natürlich mehrere Geschäftskonten eröffnen. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift für die Anzahl der Konten, die geführt werden dürfen.

Der Übersicht wegen kommt hier das Geschäftskonto mit Unterkonto ins Spiel. Alle Konten, die für verschiedene Zwecke angelegt werden, können zentral im Online-Banking verwaltet werden. Mehrere Logins sind nicht notwendig. Du hast auf diese Weise immer eine einfache und direkte Übersicht über deine Finanzflüsse und siehst genau, wie viel Geld du für ein Projekt ausgegeben hast und wie hoch die Spesen der Außendienstmitarbeiter waren.

Sonderfall Vermieterkonto

Vermietest du Immobilien, solltest du die Mieteinnahmen ebenfalls auf einem speziellen Geschäftskonto verwalten. Bei einem derartigen Vermieterkonto lassen sich verschiedene Unterkonten für die monatlichen Zahlungen der Mieter oder Rücklagen für die Instandhaltung anlegen. Ein komplettes Vermieterpaket bietet die DKB an. Zu diesem Angebot gehört neben mehreren Unterkonten auch das Mietkautionskonto, auf dem die Kaution des Mieters rechtssicher angelegt wird.

Das Business Konto mit Unterkonten kann sich immer dann lohnen, wenn Vorgänge auf dem Geschäftskonto voneinander getrennt werden müssen, Selbständige und Unternehmer jedoch nicht mehrere Geschäftskonten führen wollen.

Wir beleuchten einmal genau die Vor- und Nachteile:

Wer ein Businesskonto neu eröffnen möchte und ein oder mehrere Unterkonten benötigt, sucht aus unserem Vergleich das passende Angebot aus. So gehst du Schritt für Schritt vor:

1. Schritt: Geschäftskonto aussuchen und online den Eröffnungsantrag stellen.
2. Schritt: Personalausweis und geforderte Dokumente zur unternehmerischen Tätigkeit zum Upload bereithalten. Welche Unterlagen das sind, unterscheidet sich je nach Geschäftsform. Benötigte Dokumente zeigt das System an. Gründer haben meist die Möglichkeit, Unterlagen innerhalb von 90 Tagen nachzureichen.
3. Schritt: Videoidentifikation starten. Die Identitätsprüfung führt ein Mitarbeiter durch.
4. Schritt: Nach erfolgreicher Kontoeröffnung erhalten Kunden die IBAN und die Zugangsdaten per E-Mail.
5. Schritt: Nach dem Login ins Online-Banking können die einzelnen Unterkonten eröffnet werden.

Unternehmer, Freiberufler und Solo-Selbständige haben ganz unterschiedliche Anforderungen an ihr Geschäftskonto, beziehungsweise Online-Geschäftskonto. Genauso vielfältig sind die Möglichkeiten, ein Unterkonto zu nutzen. Die besten stellen wir hier vor.

1. Private Ausgaben von beruflichen Kosten trennen

Obgleich Freiberufler, Selbständige ohne Eintrag ins Handelsregister und Kleinunternehmer gesetzlich nicht verpflichtet sind, ein Geschäftskonto zu führen, empfiehlt es sich grundsätzlich, private und geschäftliche Einnahmen und Ausgaben nicht miteinander zu vermischen.

Die klassische Lösung ist hier ein privates Girokonto plus Online-Geschäftskonto. Gerade, wenn die Geschäftstätigkeit rein digital aufgestellt ist oder ein überschaubarer Rahmen an Transaktionen monatlich auf dem Konto stattfindet, reicht es aus, dass Business Konto bei einer Direktbank oder einem Fintech zu führen.

Alternativ können Einzelunternehmer und Freiberufler ein Geschäftskonto mit Unterkonto für ihre privaten Zahlungsvorgänge nutzen. Auf diese Weise ist immer eine saubere Trennung gewährleistet und die separaten Kontoauszüge sorgen für eine lückenlose Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt. Wichtig ist es, eine Bank auszuwählen, die eine private Nutzung von solchen Unterkonten nicht untersagt.

2. Trennung von Einkommensströmen

Viele Unternehmen haben unterschiedliche Einkommensquellen. Daher bietet es sich an, entweder mehrere Geschäftskonten parallel zu führen oder auf ein Business Konto mit entsprechenden Unterkonten zu setzen, die jeweils über eine eigene IBAN verfügen. In welchen Fällen eignen sich ein oder mehrere Unterkonten?

• Trennung der Einnahmen aus Ladengeschäft und Online-Shop
• Einkünfte aus passivem Einkommen wie Affiliate-Marketing oder Cashback
• Einnahmen aus Vermietung von Firmeneigentum
• Dropshipping

3. Unterkonten für verschiedene Teams

In vielen Unternehmen steht der Teamleitung ein eigenes Budget zur Verfügung. In diesem Falle spart es viel Zeit, wenn der Teamleiter dieses Budget auch selbständig verwalten kann. Durch ein eigenes Unterkonto hat die Führungskraft Handlungsspielraum. Das ist nicht nur flexibel, sondern durch dieses Mehr an Vertrauen steigt automatisch die Motivation der Mitarbeiter.

4. Unterkonto für Projekte

Dein Unternehmen entwickelt neue Produkte und Dienstleistungen? Dann bietet es sich an, für diesen Bereich ein eigenes Unterkonto einzurichten. So können die Ausgaben für diese Projekte besser verwaltet werden und die Kosten sind stets auf einen Blick klar. Gerade Startups, die ständig an Innovationen tüfteln, können die jeweiligen finanziellen Handlungsspielräume für Projekte auf diese Weise hervorragend überblicken und entsprechend planen.

Das Unterkonto für Projekte anzulegen ist ebenfalls sinnvoll, wenn du planst, dir in der Zukunft gewisse unternehmerische Träume zu erfüllen. Selbst dann, wenn die Pläne noch nicht konkret sind. Ist der Zeitpunkt gekommen, verfügst du über ausreichende finanzielle Mittel, um deine Vision in die Wirklichkeit zu überführen.

5. Unterkonto für verschiedene Märkte

Je komplexer die Geschäftsbereiche eines Unternehmens sind, desto wichtiger ist es, die Transaktionen der verschiedenen Bereiche und Märkte im Blick zu behalten. Die Unterkonten werden entweder für einzelne Produktgruppen angelegt oder auch für jedes Land, mit dem geschäftliche Aktivitäten erfolgen.

6. Reisekosten und Spesen

Ob Einzelunternehmer oder Firma mit vielen Angestellten – sind häufige Geschäftsreisen angesagt, ist es wichtig, über ein effizientes Reisekostenmanagement zu verfügen. Ein eigenes Konto vermeidet, Ausgaben für Hotel, Tickets, Mietwagen und sonstige Spesen vom laufen Geschäftskonto oder sogar vom privaten Konto auszulegen. Jeder Kostenpunkt ist direkt zuzuordnen. Es besteht die Möglichkeit, Angestellte mit einer eigenen Mitarbeiterkarte für dieses Konto auszustatten. Wer das nicht möchte, kann die Rückerstattung der ausgelegten Reisekosten und Spesen via Unterkonto veranlassen. In diesem Fall muss monatlich ein gewisser Betrag auf das Reisekostenkonto überwiesen werden.

7. Rücklagen zur Sicherung der Liquidität

Selbständige wissen, dass es immer wieder Zeiten gibt, in denen Zahlungen von Kunden auf sich warten oder saisonale Engpässe zu überbrücken sind. In diesem Fall ist es wichtig, einen gewissen Grundstock auf der Seite zu haben, um nicht den teuren Kontokorrentkredit gebrauchen zu müssen. Damit diese Rücklagen jederzeit zur Verfügung stehen, sollte das Geld vom Hauptkonto getrennt sein. Auf diese Weise ist jederzeit finanzielle Handlungsfähigkeit gewährleistet.

8. Investitionskonto

Das Unternehmen hat in naher Zukunft vor, zu expandieren? Dann bietet es sich an, schon heute an Rücklagen zu denken, um auf die hierfür notwendigen Investitionen zu sparen. Selbst, wenn es noch keine konkreten Pläne gibt, bietet es sich an, einen Teil der Überschüsse auf dieses Investitionskonto zu stellen. Je nach Vorhaben ist es eventuell nicht mehr nötig, einen Investitionskredit bei der Bank anzufragen oder die Kreditsumme wird durch die Rücklagen deutlich niedriger, was zusätzliche Entlastung schafft.

9. Unterkonto für Steuerrücklagen

Je nach Unternehmensform fallen monatlich, vierteljährlich oder jährlich ganz unterschiedliche Steuerverbindlichkeiten an. Diese Vorauszahlungen dienen dazu, Unternehmen, Freiberufler und Selbständige über das Geschäftsjahr hinweg steuerlich zu entlasten. Diese Steuer können jeweils anfallen:

• Umsatzsteuer
• Gewerbesteuer
• Körperschaftsteuer
• Einkommensteuer

Das Finanzamt versteht keinen Spaß, wenn die festgelegten Zahlungsfristen überschritten werden. Damit die notwendigen finanziellen Mittel zur Vorauszahlung der Steuern vorhanden sind, empfiehlt es sich, die jeweiligen Beträge monatlich auf das Unterkonto zu überweisen. Es bietet sich ebenfalls an, dort ein gewisses Polster für eventuelle Nachforderungen anzulegen.

10. Unterkonto für Versicherungen

Selbständige und Freiberufler sind für ihre soziale Absicherung alleine verantwortlich. In regelmäßigen Abständen werden daher verschiedene Versicherungsbeiträge von der Krankenversicherung über die Haftpflicht bis zur Altersvorsorge fällig.

Es lohnt sich, diese Beträge direkt auf ein Unterkonto zu stellen, damit sie für den Zahlungstermin immer zur Verfügung stehen.