Geschäftskonto-Pflicht: Wer ist verpflichtet ein Business Konto zu führen?

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Geschäftskonto-Pflicht – verlangt so etwas der Gesetzgeber? Kann mich das Finanzamt auffordern, ein Geschäftskonto zu eröffnen? Fragen wie diese werden häufig von Selbstständigen gestellt. Angesichts von Kontoführungsgebühren und dem Aufwand einer weiteren Eröffnung eines Geschäftskontos scheint es verlockend, das Business über das private Girokonto laufen zu lassen.

In diesem Beitrag erklären wir nicht nur, wer die Verpflichtung hat, ein Geschäftskonto zu führen und was dabei zu beachten ist, sondern wir geben auch jede Menge Tipps für entspanntes Business Banking.

Ist ein Geschäftskonto Pflicht? Das Wichtigste in Kürze

  • Es gibt keine gesetzliche Vorgabe seitens des Finanzamtes oder des Gesetzgebers für Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler, ein Geschäftskonto zu führen. Lediglich prüfbare Belege fordert der Fiskus.
  • Anders sieht die Situation für Kapitalgesellschaften aus. Diese juristischen Personen erreichen ihre Rechtsfähigkeit und Geschäftsfähigkeit erst mit einem Firmenkonto.
  • Eingetragene Vereine (e.V.) werden wie Kapitalgesellschaften behandelt. Der Vorstand ist verpflichtet, ein Vereinskonto zu führen.
  • Theoretisch ist es ausreichend, wenn der Buchhalter über Einnahmen und Ausgaben ein Kassenbuch führt. In der Praxis erleichtert das Geschäftskonto Selbstständigen viel Arbeit und sorgt für Transparenz in den Finanzen.
  • Wer als Selbstständiger daran denkt, das Privatkonto für geschäftliche Zwecke zu nutzen, riskiert Ärger mit seiner Hausbank. Im schlimmsten Fall wird das Konto gekündigt.
  • Für eine sorgfältige und effiziente Buchhaltung sind die Geschäftskonten unumgänglich. Die Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt ist jederzeit gegeben und die Kontoauszüge sind zudem als Beweismittel vor Gericht anerkannt.
  • Selbständige, die auf der Suche nach einem Business Konto sind, haben unter einer Vielzahl von Konten die Wahl. Geführt werden kann das Bankkonto bei einer Filialbank oder online bei einer Direktbank oder einem Fintech. Oft wird sogar ein kostenloses Geschäftskonto geboten.

Geschäftskonto-Pflicht & Finanzamt: Wie ist die aktuelle Lage?

So viel vorab, das Finanzamt schreibt Selbstständigen kein Geschäftskonto vor. Auch der Gesetzgeber hat keine spezielle Anordnung erlassen, aus der sich eine Pflicht zum Geschäftskonto ergibt. Weder aus der Abgabenordnung noch aus dem Einkommenssteuergesetz gehen derartige Bestimmungen hervor.

Gibt es geschäftliche Buchungen auf einem Privatkonto, beanstandet das der Fiskus nicht. Lediglich die Unterlagen müssen stimmen und sämtliche Transaktionen nachvollziehbar sein.

Wir haben uns einmal genauer die gesetzlichen Rahmenbedingungen angeschaut. Im § 141 der Abgabenordnung und im § 238 des Handelsgesetzbuches ist die Buchführungspflicht festgelegt.

Mit Buchführung ist gemeint, dass alle Vorgänge und Finanztransaktionen aufgezeichnet werden. Dafür sind Nachweise, das heißt prüfbare Belege, erforderlich. Dafür würden sich Quittungen oder Rechnungen eignen. Ein Betrieb könnte beispielsweise den Buchhalter beauftragen, ein Kassenbuch und eine Handkasse zu führen. Eine Verpflichtung zu einem Geschäftskonto lässt sich nicht ableiten.

Wie du in diesem Beitrag noch erfahren wirst, ist es jedoch unglaublich praktisch, ein Bankkonto für Geschäftszwecke zu führen. Wer das tun sollte oder doch muss, erklären wir in diesem Beitrag.

I. Geschäftskonto Pflicht für Freiberufler und Selbstständige

Freiberufler und Selbstständige ohne Eintrag im Handelsregister haben rein gesetzlich betrachtet die Wahl, ob sie ein Geschäftskonto führen oder nicht. Die Kontoführung ist unabhängig davon, ob ein Selbständiger Umsatzsteuer entrichten muss oder nicht.

Eine Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt besteht nur in der Form von Belegen über die Einnahmen und Ausgaben. Keine Behörde wird es daher monieren, wenn der betriebliche Zahlungsverkehr über ein privates Girokonto läuft.

II. Geschäftskonto Pflicht für Kleingewerbe

Die nicht umsatzsteuerpflichtigen Einzelunternehmer mit Kleingewerbe genießen den gleichen rechtlichen Status wie Freelancer und Selbstständige. Damit besteht für Kleingewerbe ebenfalls keine gesetzliche Pflicht zum Geschäftskonto.

Wer z. B. als Kleinunternehmer einen Online-Shop betreibt, darf von Vater Staat aus problemlos die Einnahmen und Ausgaben über ein Privatkonto laufen lassen.

III. Geschäftskonto Pflicht für Kapitalgesellschaften und Vereine

Kurz gesagt, Freiberufler, Solo-Selbstständige ohne Eintrag im Handelsregister und Kleinunternehmer sowie die GbR müssen kein Geschäftskonto führen. Anders sieht das bei den Kapitalgesellschaften aus. Das sind:

  • GmbH
  • UG
  • AG
  • KG
  • eG
  • aber auch e.V. – eingetragene Vereine

Diese Unternehmen müssen aus Sachgründen verpflichtend ein Geschäftskonto führen (§ 7 Abs. 2 S. 2 GmbHG). Als juristische Personen erlangen diese erst dann die Geschäftsfähigkeit, wenn ein Firmenkonto vorhanden ist. Die Einzelheiten dazu sind geregelt im Aktiengesetz, im GmbH-Gesetz, im Genossenschaftsgesetz und im BGB.

Hintergrund dabei ist, dass bei einer juristischen Person in Abhängigkeit von der Satzung das Vermögen einem größeren Personenkreis gehört. Daher kann der Geschäftsführer Betriebseinnahmen nicht einfach auf seinem Privatkonto verwalten, da eine saubere Trennung der Finanzen auf diese Weise nicht mehr möglich wäre.

Als Konsequenz daraus wäre das sogenannte Trennungsprinzip bei Kapitalgesellschaften im Falle einer Haftung nicht mehr anwendbar.

Hinweis: Ein eingetragener Verein (e.V.) zählt in diesem Sinne auch zu den Kapitalgesellschaften, da er eine juristische Person darstellt. Der Vorstand ist verpflichtet, ein Vereinskonto zu führen und darf kein privates Girokonto nutzen.

Warum sich ein Businesskonto auch ohne Verpflichtung lohnt

Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer müssen kein Business Konto führen, einige entscheiden sich in der Praxis jedoch meist dafür. Der Aufwand für die Führung eines Geschäftskontos ist dank moderner Technologien wie dem Online-Banking, Extra-Zugängen für den Steuerberater, ins Konto integrierte Software für die Buchhaltung und automatische Rechnungserstellung äußerst gering.

Neben der Erleichterung bei der Buchführung punktet das Geschäftskonto mit weiteren Vorteilen:

  • direkter Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens
  • Belege lassen sich einfach zuordnen und sortieren
  • die Nachweispflicht gegenüber der Finanzverwaltung ist unkompliziert erfüllbar
  • Transparenz des Zahlungsverkehrs
  • Unterkonten für Steuern und Rücklagen können eingerichtet werden
  • Logins und Karten für Mitarbeiter und Partner stehen zur Verfügung
  • Kontokorrentkredit zur Überbrückung von Engpässen ist möglich

Hinweis: Auf dem Markt gibt es eine Fülle von Angeboten im Bereich Geschäftskonto. Ein Vergleich bietet sich an, um für die jeweilige Unternehmensform und die eigenen Ansprüche an Banking das passende Businesskonto zu wählen.

Warum die Banken ein Geschäftskonto verlangen

Dein Auftragsvolumen ist gering, die Transaktionen auf dem Konto überschaubar und deine Tätigkeitsform verpflichtet dich nicht zu einem Geschäftskonto? Dann bist du möglicherweise versucht, dir die Grundgebühren zu sparen. Denn das schaffst du alles auch locker mit deinem Privatkonto.

Grundsätzlich ja. Aber du musst den Faktor Hausbank einkalkulieren. Denn deren AGB entscheiden darüber, ob du das private Girokonto auch geschäftlich nutzen darfst. In der Regel ist das in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) ausgeschlossen und dir wird untersagt, Betriebseinnahmen und Ausgaben über das private Konto abzuwickeln.

Möglicherweise wird bei einem Selbständigen am Anfang ein Auge zugedrückt. Darauf sollte sich allerdings nicht verlassen werden. Hat die Bank einen kritischen Blick auf das Girokonto geworfen, fordert sie den Inhaber auf, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Es sind uns auch Fälle bekannt, in denen rückwirkend eine Umstellung von Privat- auf Geschäftskonto erfolgte und Gebühren nachgefordert wurden. Hintergrund: Geschäftliche Buchungen erfordern mehr Aufwand für die Banken und die wollen sich diese Mehrarbeit bezahlen lassen.

Hinweis: In den AGB deiner Bank gibt es keinen Hinweis, der untersagt, das Privatkonto geschäftlich zu nutzen? Auch hier sollte die Kulanz nicht ausgereizt werden. Selbst bei einem überschaubaren Buchungsvolumen schreibt der Gesetzgeber den Banken mit Geschäftskunden einen anderen Umgang vor als mit privaten Verbrauchern. Diese Auflagen wollen und müssen die Banken erfüllen.

Worin liegt der Unterschied zwischen einem privaten und einem geschäftlichen Konto?

Online-Banking, Girokarte, Kreditkarte, Banking App – auf den ersten Blick unterscheidet sich das Geschäftskonto nicht vom Privatgiro. Der Unterschied liegt in den Details. Während Privatkunden vor allem bei Direktbanken ein kostenloses Girokonto erhalten, fallen bei den Geschäftskonten häufig die Kontoführungsgebühren an. Sogar einzelne Überweisungen können gebührenpflichtig sein. Hintergrund ist der zusätzliche Aufwand für die Kontoführung.

Daneben kann bei einem Privatkonto bei entsprechender Bonität unkompliziert ein Dispokredit eingerichtet werden. Brauchst du als Selbstständiger einen Überziehungsrahmen, wird das als „Kontokorrentkredit“ bezeichnet. Um den zu bewilligen, will die Bank Unternehmensbilanzen sehen. Auch betriebswirtschaftliche Auswertungen, Steuerunterlagen und die Jahresabschlüsse der letzten Jahre müssen vorgelegt werden. Damit ist ebenfalls ein erheblicher Aufwand verbunden.

Tipp: Direktbanken und Fintechs bieten Freelancern und Selbstständigen oftmals ein kostenloses Kontomodell an. Das kann sich für alle, die digitales Banking bevorzugen, rechnen.

Im Überblick: Diese Aufgaben werden vom Firmenkonto aus erledigt

Am Geschäftskonto wird über kurz oder lang bei jeder Art von Selbstständigkeit kein Weg vorbeiführen. Zeit, dieses Multitalent besser kennenzulernen. Als Faustregel gilt: Sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die das Unternehmen betreffen, laufen über das Geschäftsgirokonto.

Je nach Betriebsart und Größe können diese Posten sehr unterschiedlich ausfallen. Damit die Kontoführung gelingt, dürfen Selbstständige auf keinen Fall Unternehmensgelder für private Zwecke entnehmen oder schnell einmal den Urlaub mit der Kreditkarte des Firmenkontos bezahlen.

Je nach Unternehmensform haben mehrere Personen Zugriff auf das Businesskonto. Alle Beteiligten haben in der Regel eigene Karten und einen Login ins Online-Banking. In anderen Firmen haben nur der Geschäftsführer und der Buchhalter das Konto im Blick. Doch dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, private Einnahmen und Ausgaben von geschäftlichen Transaktionen konsequent zu trennen.

Üblicherweise finden folgende Buchungen auf dem Business Girokonto statt:

Einnahmen:

  • Rechnungen für Waren und Dienstleistungen, die von Kunden bezahlt werden
  • Gründungszuschüsse und Fördergelder
  • Steuerrückerstattungen

Ausgaben:

  • Miete für Büro, Lager oder Werkstatt
  • Anschaffungen während der Gründungsphase
  • Marketing und Werbung
  • Steuern und Versicherungen
  • Betriebskosten wie Telefon und Strom
  • Löhne und Gehälter für Angestellte
  • Kosten rund um Firmenfahrzeuge

Das Businesskonto für die korrekte Buchführung

Alle Jahre wieder kommt die Steuererklärung. Je nach Rechtsform ist jedes Unternehmen verpflichtet, einen Jahresabschluss beim Finanzamt vorzulegen oder die Steuererklärung einzureichen. Der Fiskus fordert, alle Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge zu listen – zuzüglich Umsatzsteuer.

Du machst dir das Leben deutlich leichter, wenn du alle Zahlungsflüsse direkt im Konto gelistet siehst und nicht erst die Dose Katzenfutter oder das Essen in der Pizzeria an der Ecke herausklauben musst.

Vor allem Existenzgründer unterschätzen die Buchführung am Beginn ihrer Selbständigkeit. Fehler, die sich einschleichen, können später teuer werden. Daher von Anfang an auf eine saubere Trennung achten!

Daneben musst du als Selbstständiger der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht relevanter Unterlagen nachkommen. Deine Kontoauszüge musst du zehn Jahre aufbewahren. Die Zeitspanne ist bei einem Privat-Girokonto deutlich kürzer.

Tipp: Du musst die Kontoauszüge nicht ausdrucken, um der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen. Es reicht aus, wenn du alles digital abspeicherst.

Diese Funktionen und Anforderungen muss das Geschäfts-Girokonto erfüllen

Eine Aufgabe eines Geschäftskontos besteht darin, dass alle geleisteten und empfangenen Zahlen dokumentiert werden. So will es Artikel 248 des Einführungsgesetzes, das sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) findet. Der Bank fällt die Rolle eines Dienstleisters zu, der das Kontoguthaben zu jedem Zeitpunkt verfügbar halten muss. Das bedeutet die folgenden Leistungen:

1. Standardfunktionen

Die Bank muss zu einem Geschäftskonto Kontoauszüge bereitstellen. Den Kontoauszügen sind steuerlich anerkennungsfähig und bei Gericht verwendbar. Viele Jahre waren die Auszüge nur in Papierform verfügbar. Mittlerweile erkennen Finanzamt und Justiz auch digitale Belege an.

Wer die Entscheidung für Online-Banking trifft, kann beim Geschäftskonto sparen. Es ist darauf zu achten, dass diese Funktion bei einer Filialbank zur Verfügung steht, damit nicht jedes Mal der Kontoauszugsdrucker besucht werden muss.

Gut zu wissen: Standardmäßig gehören zum Geschäftskonto mindestens eine Girokarte oder eine Kreditkarte für jeden Kontoinhaber und Verfügungsberechtigten.

2. Zusatzfunktionen

Um die Liquidität zu sichern, gibt es bei vielen Banken die Möglichkeit, Selbständigen und Kleinunternehmern einen Kontokorrentkredit zu gewähren. Dieser Kreditrahmen kann bis zum Limit der Kreditlinie nach Belieben ausgeschöpft werden. Erneute Rücksprachen mit der Bank sind nicht erforderlich.

Der Kontokorrentkredit kann hohe Kosten für Zinsen verursachen, ist jedoch in vielen Branchen unabdingbar, wenn beispielsweise aufgrund saisonaler Schwankungen finanzielle Engpässe überbrückt werden müssen.

Hinweis: Nicht alle Banken bieten den Kontokorrentkredit an. Wer nach einem Dispo für das Firmenkonto sucht, findet die entsprechenden Anbieter auf unserer Seite (siehe dazu Geschäftskonten mit Dispo).

3. Überweisungen

Standardmäßig gehören SEPA-Überweisungen zum Geschäftskonto. Je nach Bank werden dafür zwischen 0,05 und 0,50 Euro pro Vorgang berechnet. Es kann sich lohnen, nach einem Konto mit kostenlosen Überweisungen oder einer gewissen Anzahl an Freiüberweisungen pro Monat Ausschau zu halten.

4. Bargeldfunktion

Die Bedeutung von Bargeld in der Gesellschaft nimmt ab. Trotzdem geht es in vielen Branchen nicht ohne. Das Geschäftskonto muss es daher ermöglichen, kostenlos oder zu geringen Kosten Bargeld abzuheben am Automaten und Bargeld einzuzahlen.

Eine weitere Rolle bei international tätigen Unternehmen spielt der Bargeldbezug im Ausland. Hier sind auf Kosten bei Abhebungen und für Fremdwährungsgebühren zu achten.

Wichtig: Häufige Bargeldabhebungen im In- und Ausland können zu einem zusätzlichen Kostenfaktor werden. Unbedingt hier die Kontonebenkosten vergleichen und gut gegenrechnen. Wer bargeldlos aufgestellt ist, sollte nicht nur die Kontokarte im Blick haben. Features wie Apple Pay und Google Pay leisten gute Dienste.

5. Lastschriften und Daueraufträge

Guter Kundenservice beginnt mit verschiedenen Optionen beim Zahlungsverkehr. Viele Kunden schätzen es, wenn der Rechnungsbetrag per Lastschrift abgebucht wird. Die Lastschrift gibt Kunden zusätzliche Sicherheit. Denn die kann bei Fehlern innerhalb einer gewissen Frist widerrufen werden.

Online-Händler müssen zudem weitere Zahlungsoptionen anbieten – es eignen sich Sofortüberweisung oder Giropay. Das Business Konto sollte daher mit Zahlungsdienstleistern kooperieren.

Den eigenen Verpflichtungen kommt ein Unternehmer am besten mit Daueraufträgen nach. Diese konstant wiederkehrenden Zahlungstermine sorgen dafür, dass kein Fälligkeitsdatum übersehen wird. Gleichzeitig wird die Buchhaltung entlastet.

6. Unterkonten

Selbst Kleinunternehmer profitieren von einem Geschäftskonto mit Unterkonto. Auf dem lassen sich Beträge für Investitionen ansparen.

Einzelunternehmer legen gerne ihre Steuern auf einem Unterkonto zurück. Firmen nutzen die Möglichkeit, die Gelder von verschiedenen Geschäftsbereichen klar voneinander zu trennen.

Gut zu wissen: In einigen Fällen besteht eine Notwendigkeit zum Unterkonto. Das sind beispielsweise Mandantenkonten bei einem Notar oder Treuhandkonten.

7. Nachttresor

Händler, Dienstleister und Gastronomen müssen Bareinnahmen häufig außerhalb der regulären Öffnungszeiten zur Bank bringen. Dieser Service wird für Geschäftskunden nur von Filialbanken angeboten.

Zwar können für die Nutzung von Nachttresor, Geldkassette und Buchungen der Einzahlungen Gebühren anfallen, doch ist das in der Regel günstiger als die Anschaffung eines eigenen Sicherheitssystems oder eines Tresors.

Tipp: Wer den Nachttresor benötigt, sollte nach einer Bank Ausschau halten, bei der eine gewisse Menge an Einzahlungen in den Kontogebühren enthalten ist.

Auf einen Blick: Diese Gebühren fallen bei einem Firmenkonto an

Die tatsächlichen Kosten für ein Geschäftsgirokonto lassen sich am besten am Ende des Geschäftsjahres ermitteln, indem alle Posten addiert werden.

Diese Kosten spielen eine Rolle:

  • Kontoführungsgebühren
  • Überweisungskosten
  • Bargeldeinzahlungen und Auszahlungen
  • Kosten für Karten

Checkliste: Das richtige Business Konto finden

Bevor du die Eröffnung eines Geschäftskontos durchführst, solltest du dir folgenden Fragen beantworten, um die richtige Auswahl zu treffen:

  • Wie hoch sind die Grundgebühren und welche Leistungen sind inkludiert?
  • Gibt es kostenfreie Transaktionen und falls nicht, was kosten Überweisungen sowie Ein– und Auszahlungen?
  • Für welche der benötigten Leistungen entstehen Zusatzgebühren?
  • Welche Zahlungsoptionen bestehen für Kunden?
  • Wird ein Kontokorrentkredit geboten und wie hoch sind die Zinsen?
  • Wird eine Filialbank benötigt oder Direktbanking bevorzugt?
  • Gibt es weitere interessante Tools und Serviceleistungen der Bank?

Fazit: Zwar nicht immer verpflichtend, doch das Geschäftskonto lohnt sich

Genereller Überblick, vereinfachte Buchführung, Zahlungen der Kunden per Lastschrift, Kontokorrentkredit für die kontinuierliche Liquidität und vor allem die vereinfachte, jederzeit rechtssichere Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt – das sind alles starke Argumente für ein Geschäftskonto. Kapitalgesellschaften sind ohnehin gesetzlich dazu verpflichtet.

Freiberufler, Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer sind von der Pflicht ausgenommen, doch besteht kein Grund, der gegen ein Business Konto sprechen würde.

Die Kosten sind heute kein Problem mehr. Die Führung eines Geschäftskontos muss keine Unsummen verschlingen. Gerade Direktbanken und Fintechs bieten heute ein Business Konto ohne Kontoführungsgebühren an.

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