Welcher Unterschied zwischen dem Geschäftskonto und dem Privatkonto besteht, ist vielen Gründern gar nicht bewusst. Dabei steht die Frage im Raum, ob ein zusätzliches Businesskonto neben dem bestehenden Privatgiro überhaupt notwendig ist, wenn beide doch nur den Zahlungsverkehr ermöglichen sollen.

Wir klären auf, welche wichtigen Unterschiede zwischen Privat- und Geschäftskonten bestehen und erklären, warum ein separates Geschäftskonto die beste Lösung für Selbstständige ist. Wie immer mit nützlichen Tipps zur richtigen und sicheren Kontonutzung.

Geschäftskonto vs. Privatkonto: Das Wesentliche

  • Sowohl Privat– als auch Geschäftskonten sind in der Regel als Girokonten für den Zahlungsverkehr strukturiert.

  • Für die Eröffnung eines Geschäftskontos sind neben einer Schufa-Auskunft und Identitätsnachweis auch Belege für die freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit erforderlich.

  • Während Selbstständige und Personengesellschaften die Wahl haben, ein Geschäftskonto zu führen, ist es für Kapitalgesellschaften in vielen Fällen obligatorisch.

  • Je nach Vorgaben der Bank und der jeweiligen Unternehmensform ist es möglich, ein Privatgirokonto auch für geschäftliche Zwecke zu nutzen.

  • Trotz negativer Schufa-Einträge kann man sowohl ein Firmenkonto als auch ein privates Girokonto eröffnen, allerdings kann dies mit Einschränkungen verbunden sein.

  • Geschäftskonten stellen oft erweiterte Anforderungen an die Funktionalität, insbesondere in Bezug auf Unterkonten, Mitarbeiterzugänge und Schnittstellen zu Buchhaltungs-, Rechnungs- und Steuersoftware.

  • Durch ihren umfangreichen Funktionsbereich können Geschäftskonten häufig mit höheren monatlichen Gebühren verbunden sein.

  • Während es kostenlose Geschäftskonten gibt, sind diese nicht unbedingt mit den gleichen Bedingungen wie gebührenfreie Privatgirokonten verbunden.

  • Zugänge für Mitarbeiter bei Geschäftskonten basieren auf individuell zugeschnittenen Vollmachten, während bei Privatkonten Vollmachten meist standardisierte Rechte gewähren.

  • Eine wachsende Anzahl von Neo-Banken fokussiert sich verstärkt auf Angebote für Geschäftskonten.

Was sind die Unterschiede zwischen Geschäftskonto und Privatkonto?

Die wichtigste Gemeinsamkeit von Geschäfts- und Privatkonten ist die Kontoart: Es handelt sich vonseiten der Bank immer um ein Girokonto, welches den Zahlungsverkehr erst ermöglicht. Auch die Kontoverwaltung innerhalb der Bank unterliegt zum Großteil den gleichen Prozessen. Warum also gibt es überhaupt die Unterscheidung zwischen privat und geschäftlich genutzten Girokonten?

Die einfache Antwort: Beide Zielgruppen stellen unterschiedliche Anforderungen an das Bankkonto. Banken und Finanzdienstleister kommen dem mit verschiedenen Kontotypen entgegen, die passende Pakete an Rechten und Funktionen beinhalten.

Zudem ist es aus steuerlicher Sicht wichtig, private und geschäftliche Transaktionen strikt voneinander zu trennen. In den folgenden Abschnitten beleuchten wir all diese Faktoren genauer.

Zweck und Verwendung

Das private Girokonto dient in erster Hinsicht dem Zahlungsverkehr im privaten Bereich. Hierüber werden etwa alle Gehaltszahlungen, Wocheneinkäufe, Abo-Verträge oder Internetbestellungen abgewickelt. Auch als Referenzkonto für den Wertpapierhandel kann es dienen.

Einige Girokonto-Inhaber haben zudem ein oder mehrere Unterkonten, um etwa für Notfälle oder den nächsten Urlaub zurückzulegen oder jährlich anfallende Versicherungsbeiträge monatlich zu sparen. Natürlich ist es auch möglich, private Verkäufe darüber abzuwickeln.

Über das Geschäftskonto wiederum laufen alle betrieblichen Transaktionen. Hierzu zählen etwa Büro- bzw. Lagermiete, Mitarbeiterlöhne, Versicherungen, Bezahlung der Zulieferer, betriebliche Anschaffungen oder Kundenzahlungen.

Da der betriebliche Ablauf wesentlich komplexer ist als im privaten Bereich, sind für eine vereinfachte Buchhaltung und schnellere innerbetriebliche Prozesse voneinander unabhängige Unterkonten zwingend notwendig. So können einzelne Abteilungen oder Projekte finanziell flexibler agieren und wären vom restlichen Betrieb besser getrennt. Auch separate Kundenkonten ergeben für bestimmte Unternehmensformen Sinn.

Wichtige Funktionen und Features

Die Nutzung von privaten Girokonten ist sehr simpel: Gehalt und andere Einkommensquellen werden eingezahlt und laufende Kosten fließen wieder ab. Dadurch stellt das Privatkonto keine großen Ansprüche an mögliche Funktionen.

Wichtig sind vor allem:

  • Online-Banking

  • Debit- oder EC-Karte

  • Möglichkeit für kostenlose Unterkonten (Zins- oder Tagesgeldkonten, seltener weitere Girokonten)

  • Übersicht und Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben

Geschäftskonten hingegen müssen mehr als nur Zu- und Abflüsse ermöglichen. Großes Augenmerk liegt auch auf einer vereinfachten Buchhaltung, Unterstützung zur Steuerermittlung und -abführung sowie die Zuordnung von Zahlungseingängen zu Kundenrechnungen.

Viele spezialisierte Firmenkonten bieten daher:

  • Einrichtung mehrerer Unter-Girokonten

  • Mitarbeiterzugänge

  • Anbindung an Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaftssystem etc.

  • Separates Steuer-Konto

  • Unterstützung zur Rechnungs- und Mahnungserstellung

  • Vereinfachter Zugang zu Firmenkrediten

Gebühren und Steuern

Die meisten privaten Girokonten sind (bedingt) kostenlos, sofern ein monatlicher Mindestbetrag eingeht. Geschäftskonten sind nicht an solche Bedingungen geknüpft, verlangen aber überwiegend Kontoführungsgebühren zwischen 5 und 20 € monatlich.

Viele kostenlose Geschäftskonten sind dafür extrem abgespeckt und erlauben keine Bargeldeinzahlungen oder geben erst gar keine Kontokarte heraus.

Bei einem Geschäftskonto kommen meist noch andere Kosten hinzu, etwa für

  • bestimmte Funktionen,

  • SEPA-Lastschrifteinzüge,

  • Bargeld Ein- und Auszahlungen (1 bis 2 %),

  • beleghafte Buchungen (0 bis 0,40 EUR)

  • Kosten für Debit- und Kreditkarte sowie zusätzliche Karten (bis zu 15 € mtl.)

Dafür punkten einige Businesskonten mit einer attraktiven Cashback-Aktion: 0,1 bis 0,5 % der Ausgaben über die Kredit- oder Debitkarte werden dem Konto gutgeschrieben. So etwa bei N26 oder PayPal.

Beachte: Kommt es zur Steuerprüfung, darf das Finanzamt bei einem Gewerbekonto nur darauf zugreifen. Besteht Verdacht auf Betrug, wird für die Einsicht in das Privatkonto ein richterlicher Beschluss bzw. die Steuerfahndung benötigt. Werden hingegen alle Transaktionen über ein einziges Girokonto abgewickelt, kann die Betriebsprüfung auch die privaten Ein- und Auszahlungen einsehen.

Inhaber und Nutzer

Ein privates Girokonto hat in aller Regel nur einen Kontoinhaber. Möglich sind auch Gemeinschaftskonten mit zwei Inhabern, diese Variante macht steuerlich aber nur für verheiratete Paare Sinn.

Für jedes Girokonto können zusätzliche Kontovollmachten ausgesprochen werden, also Personen mit Zugriff auf das Konto, die allerdings nur im Sinne des Inhabers agieren dürfen und kein Eigentum am Girokonto besitzen.

Wie viele Inhaber ein Geschäftskonto besitzt und wie viele zusätzliche Nutzer welchen Zugriff auf das Konto erhalten, hängt stark von der Unternehmensform ab. So sind etwa Freiberufler in aller Regel alleinige Kontoinhaber, bei Rechtsformen wie der GbR sind hingegen immer mindestens zwei Gründer Inhaber des gemeinsamen Businesskontos.

Und auch Mitarbeiter, Buchhalter oder Steuerberater können Zugriff auf das Konto erhalten – dann ähnlich wie beim Privatgirokonto über Vollmachten.

Rechte und Pflichten

Bei einem Privatgirokonto kann nur der alleinige Inhaber vollkommen frei über das Girokonto verfügen, Geld auszahlen, Kontovollmachten aussprechen oder das Konto löschen. Kontobevollmächtigte eines normalen Girokontos dürfen nur im Sinne des Inhabers handeln, sie sind keine Eigentümer des dort befindlichen Geldes und besitzen auch sonst keine Ansprüche daran – auch nicht im Sterbefall.

Etwas komplexer wird es bei mehreren Kontoinhabern. Hier bestimmt die Kontoart (Und- oder Oder-Konto), ob jeder unabhängig voneinander Geld ein- und auszahlen kann oder ob jede Transaktion von beiden Inhabern genehmigt werden muss.

Für Geschäftskonten ist die Sache ähnlich gelagert. Auch hier kann der alleinige Inhaber gänzlich frei über das Konto verfügen, mehrere Inhaber müssen sich eventuell absprechen. Allerdings werden die Rechte von Mitarbeitern präziser bestimmt.

Auch hier werden klassische Kontovollmachten ausgesprochen, jedoch wird unterschieden zwischen.

  • Reine Kontoeinsicht ohne die Möglichkeit Transaktionen anzustoßen

  • Aktive Nutzung mit dem Recht, Transaktionen zu genehmigen.

Zudem lassen sich die Mitarbeiterrechte auf einzelne Unterkonten oder nur in Zusammenarbeit mit einer weiteren Person (Mitarbeiter oder Inhaber) beschränken.

Wie läuft die Kontoeröffnung für Geschäftskonten und Privatkonten ab?

Die Kontoeröffnung läuft in beiden Fällen ähnlich ab. Allerdings müssen bei einem Geschäftskonto weitere Faktoren beachtet werden, die wir hier kurz erläutern.

Wer kann ein Geschäftskonto eröffnen?

Jede Person hat das Recht auf ein eigenes Girokonto. Selbst bei negativen Schufa-Scores oder fehlendem Wohnsitz ist eine Bank verpflichtet, einem Kunden zumindest das Basiskonto anzubieten. Bei Geschäftskonten ist das nicht ganz so einfach, denn:

  • Nicht jede Person kann einfach ein solches Geschäftskonto eröffnen, sondern muss im Vorfeld einige Kriterien erfüllen

  • Direkt- und NEO-Banken schließen bestimmte Unternehmensformen wie GbRs, GmbHs und UGs oft grundsätzlich aus

Konkret muss immer die gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit nachgewiesen werden. Zu behaupten, man ist geschäftlich tätig, reicht den Banken nicht aus.

Ein negativer Schufa-Eintrag ist sowohl bei privaten als auch bei geschäftlichen Konten kein absolutes Hindernis. Im privaten Sektor ist zumindest ein kostenpflichtiges Basiskonto möglich.

Auch Geschäftskonten ohne Schufa werden von einzelnen Anbietern wie Qonto angeboten, dann allerdings nur auf Guthabenbasis und ohne Kreditkarte.

Problematischer wird es, wenn Personen für die Schufa unbekannt sind. Das kann nach einem mehrjährigen Auslandsaufenthalt, einem Sabbatical oder bei besonders jungen Gründern der Fall sein. Wer keinen Schufa-Eintrag hat, kann in der Regel kein Geschäftskonto eröffnen.

Gibt es Unterschiede im Eröffnungsprozess?

Der grundsätzliche Kontoantrag läuft bei Privat- und Geschäftskonto in etwa gleich ab. Du wendest dich entweder direkt an einen Bankmitarbeiter in einer Filialbank oder führst die Kontoeröffnung online durch.

Am Ende muss immer der von allen Kontoinhabern unterschriebene Eröffnungsantrag sowie alle notwendigen Nachweise und Dokumente vorliegen. Der konkrete Eröffnungsprozess ist aber von Bank zu Bank unterschiedlich. So bieten vorwiegend Neo-Banken wie N26 eine reine Online-Eröffnung an, klassische Hausbanken hingegen pochen auf originale Unterschriften und somit auf postalisch versendete Dokumente.

Hinweis: Bei komplizierten Firmenstrukturen – insbesondere, wenn Mitarbeiter verschiedene Zugriffsrechte erhalten sollen – empfehlen wir immer, das GmbH-Konto zusammen mit dem Ansprechpartner in der Bank zu eröffnen. Nur so können Detailfragen schnell beantwortet und Alternativen bei möglichen Problemen diskutiert werden.

Werden für ein Geschäftskonto andere Unterlagen verlangt?

Banken sind per Gesetz immer dazu verpflichtet, eine Legitimationsprüfung durchzuführen. Das bedeutet, dass Existenzgründer mehr Dokumente vorlegen müssen als Privatpersonen.

Konkret werden folgende Unterlagen verlangt:

  • Positive Schufa-Auskunft aller Kontoinhaber

  • Personalausweis aller Kontoinhaber

  • Gewerbeschein; alternativ auch Nachweis der Gewerbeanmeldung

  • Steuernummer (nur Freiberufler)

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern Umsatzsteuerpflichtig

  • Auszug aus dem Handelsregister

Auch für private Girokonten wird eine Schufa-Auskunft eingeholt. Allerdings bleibt bei einem negativen Score immer noch das Basiskonto als schufafreie Alternative. Daneben muss immer der Personalausweis vorgelegt werden – entweder persönlich in der Filiale als digitale Kopie oder via Postident.

Pflicht zum Geschäftskonto? Das müssen Unternehmer beachten

Freiberufler, Einzelunternehmer und GbRs benötigen nicht zwingend ein separates Geschäftskonto, dies ist zumindest nicht gesetzlich vorgeschrieben. Aber: Viele Banken verbieten in ihren AGB, das Privatkonto als Geschäftskonto zu nutzen und drohen bei Missachtung mit Kontolöschung!

Zum anderen vereinfacht eine saubere Trennung von privaten und geschäftlichen Transaktionen sowohl für die Buchhaltung als auch für die Steuerermittlung – und somit für das Finanzamt selbst, sollte es zur Betriebsprüfung kommen.

Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sind hingegen sind in der Geschäftskonto-Pflicht. Sie zählen zu den juristischen Personen und sind damit eigenständig rechts- und geschäftsfähig. Dies setzt aber ein eigenes Geschäftskonto zwingend voraus.

Kann ein privates Konto als Geschäftskonto verwendet werden?

Die meisten Banken verbieten die Nutzung eines privaten Girokontos für gewerbliche Zwecke. Das hat weniger etwas mit einer auf andere Art gestalteten Verwaltung zu tun als vielmehr mit den angebotenen Features und den damit verbundenen Preismodellen.

Wer seine ersten Schritte in die Selbstständigkeit wagt, muss aber nicht gleich in Panik verfallen, wenn er für die ersten Rechnungen noch kein neues Geschäftskonto besitzt. Denn trotz der angedrohten Strenge sind Banken zu Beginn der geschäftlichen Aktivitäten – vor allem bei Klein- und Nebengewerben – recht großzügig. Entscheidend ist vorrangig die Frequenz an geschäftlichen Transaktionen.

Im Nebengewerbe

Wer sich nebenbei etwas dazuverdienen will, etwa mit Handarbeiten oder selbstständigen Büroarbeiten, benötigt in aller Regel kein separates Businesskonto.

Sofern Ein- und Ausgaben überschaubar bleiben und keine Umsatzsteuer abgeführt wird, reicht ein Konto für alle Transaktionen vollkommen aus.

Allerdings wird es für die jährliche Steuererklärung etwas umständlicher, alles dem jeweiligen Tätigkeitsbereich zuzuordnen.

Hauptberuflich

Wer seinen Lebensunterhalt mit seiner selbstständigen Tätigkeit bestreitet, muss viele rechtliche und steuerliche Aspekte beachten:

  • Ermittlung und Abführung der Umsatzsteuer

  • Zahlung von laufenden Kosten wie Büromiete, Firmeninternet- und Handyanschluss, Versicherungen etc.

  • Zahlungseingänge von Kunden

  • Eventuell Gehaltszahlungen an Mitarbeiter

  • Bezahlung der Lieferanten

  • Reparaturkosten und Ersatzkäufe von Arbeitsmaterialien

Grundsätzlich ist es möglich, auch hauptberuflich das private Girokonto zu nutzen. Aber: Je komplexer die finanzielle geschäftliche Situation ist, desto mehr ist ein echtes Geschäftskonto notwendig.

Spätestens wenn das Finanzamt zu einer Überprüfung vor der Tür steht, wird es für alle Beteiligten unangenehm, sollten private und gewerbliche Zahlungen über ein Konto abgewickelt werden.

Doch auch die Banken selbst das nicht gern und sperren im schlimmsten Fall das Konto, wenn dadurch die AGB mutwillig verletzt werden.

Sonderfall Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, ein zusätzliches Business Konto zu führen. Das heißt, sie können auch über das Privatkonto Kundenzahlungen empfangen.

Doch auch wenn keine Umsatzsteuer abgeführt wird und die Gewinne überschaubar bleiben, ist eine klare Trennung von privat und geschäftlich sinnvoll. So lassen sich für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) am Ende des Jahres alle relevanten Transaktionen sofort und ohne Aufwand richtig zuordnen. Es reicht hierfür ein einfaches Girokonto ohne weiteren Schnickschnack.

Die Auswahl an kostenlosen Businesskonten ist zwar überschaubar, bietet aber für jeden Unternehmertyp die passende Lösung.

Alternative Unterkonto

Wenn du deine geschäftlichen und privaten Finanzen klar voneinander trennen, aber kein zusätzliches Konto bei einer anderen Bank eröffnen willst, kann ein Unterkonto die Lösung sein. Voraussetzung ist, dass es sich bei dem Unterkonto tatsächlich um ein Giro- und nicht etwa um ein Zins- oder Tagesgeldkonto handelt.

Sofern deine Bank es erlaubt, kannst du einfach ein zusätzliches Unterkonto zu günstigen Konditionen eröffnen und es ausschließlich für deine geschäftlichen Zahlungen nutzen.

Die Bank sperrt mein Konto - was nun?

Es ist passiert. Nach einer kurzen Überprüfung der Kontoaktivitäten stellte die Bank fest, dass dein privates Girokonto entgegen den AGB gewerblich genutzt wird und sperrt Konto und Karte kurzerhand. Darf die Bank das Girokonto einfach so kündigen? Leider ja, sofern ein nachweislicher Verstoß gegen die AGB oder andere rechtswidrige Aktivitäten festgestellt werden.

Was also in einem solchen Fall unternehmen? Wende dich zuerst direkt an deine Bank und erläutere den Sachverhalt. Oft kann man auf Kulanz hoffen und die Bank entsperrt das Girokonto wieder, wenn es entsprechend den Vorgaben genutzt wird. Sorge also schnell für ein zusätzliches Geschäftskonto!

Wenn alles nichts hilft, musst du so schnell wie möglich ein neues Privatkonto und ein Firmenkonto eröffnen. Denn Banken halten sich nicht immer an die Kündigungsfrist und sperren sofort Konto und Karte. Dann bist du vorerst finanziell handlungsunfähig und kannst nicht einmal Zahlungen entgegennehmen.

Fazit

Ein separates Geschäftskonto ist für geschäftliche Tätigkeiten immer die bessere Wahl, denn es trennt genau zwischen gewerblichen und privaten Transaktionen und erleichtert so ungemein die Buchhaltung und Steuererklärung.

Zudem sind Businesskonten mit einer Vielzahl an praktischen Funktionen ausgestattet, die von Anbindungen an Buchhaltungs- und Steuersoftware bis zu Cashback-Aktionen reichen.

Ein Privatkonto ermöglicht zwar auch den Geldversand und -empfang, bietet darüber hinaus aber keine weiteren Features und ist von der Bank aus auch nicht für gewerbliche Zwecke gedacht.

Tipp: Eröffne in wenigen Minuten ein kostenloses Geschäftskonto bei einer Neo-Bank. Damit bist du immer auf der rechtlich sicheren Seite. Und deine privaten Kontobewegungen bleiben vor den neugierigen Blicken des Finanzamts verborgen.

FAQ

Was unterscheidet ein Geschäftskonto von einem Privatkonto?
Was sind die Hauptkosten, die mit einem Geschäftskonto verbunden sind?
Wie sind die Rechte und Zugriffslevels bei einem Geschäftskonto strukturiert?
Was passiert bei einer Steuerprüfung in Bezug auf Geschäfts- und Privatkonten?
Wie unterscheidet sich die Kontoeröffnung zwischen Geschäfts- und Privatkonten?
Wie funktioniert die Online-Kontoeröffnung für Geschäfts- und Privatkonten?
Welche Unterlagen sind für die Eröffnung eines Geschäftskontos erforderlich?
Müssen Freiberufler und Einzelunternehmer ein Geschäftskonto haben?
Kann ich mein Privatkonto für mein Nebengewerbe nutzen?
Sind Hauptberufler verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen?
Was kann ich tun, wenn meine Bank mein Konto sperrt, weil ich es gewerblich nutze?

Du interessierst dich für ein Geschäftskonto oder nutzen bisher Ihr privates Girokonto für alle gewerblichen Transaktionen? Oder konnten wir deine Frage nicht zufriedenstellend beantworten? Dann schreibe uns einfach über die Kommentarfunktion, wir freuen uns, von dir zu hören!

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Mit umfangreicher Erfahrung in Finance & Accounting biete ich zusammen mit unserem Redaktionsteam auf Geschaeftskonten24.net wertvolle Ratschläge und tiefgreifende Analysen zu verschiedenen Geschäftskonten, um anderen bei der Auswahl des optimalen Businesskontos zu helfen. Unser Ziel ist es, eine zuverlässige und informative Ressource für alle Geschäftskunden zu sein.

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